Habilitet ved valg av leverandører
Styret har et stort ansvar knyttet til å forvalte boligselskapets penger. Som styremedlem er det lett å bli utsatt for kritikk, særlig når eierne opplever det som at det er for tette bindinger mellom styret og leverandørene. Både borettslagsloven og eierseksjonsloven har bestemmelser om inhabilitet og myndighetsmisbruk som er viktig å ta hensyn til.
Ved valg av leverandør bør det innhentes flere tilbud og dokumenteres hvorfor akkurat den leverandøren ble valgt. Det er ikke alltid at billigste tilbud er det rette, men det bør kunne dokumenteres hva det er lagt vekt på, særlig når det dreier seg om store beløp eller faste avtaler. Sebra Forvaltning anbefaler at leverandørvalget dokumenteres i styreprotokollen.
Generelt er det lurt å unngå å
- ansette familiemedlemmer til å gjøre små og store jobber.
- velge en leverandør der en i styret eller familiemedlemmer har eierinteresser eller andre økonomiske interesser.
- velge en leverandør der en i styret har betydelig innflytelse direkte eller gjennom flere mellomledd.
Samtidig skal ikke din nærhet nødvendigvis diskvalifisere en leverandør, om denne er klart best. Imidlertid er det som styremedlem da viktig å
- erklære deg inhabil og fratre ved valg av leverandør.
- overlate til andre å følge opp leverandøren ved tvister.
- ikke være den som godkjenner fakturaene.
Bruk styreprotokollen aktivt; dokumentér leverandørvalget og hvem som fratrådte på grunn av inhabilitet. Snakk gjerne med din kontakt i Sebra Forvaltning, om du er usikker på noe omkring dokumentasjon og inhabilitet.
