Forskriften åpner for at borettslag og sameier får gjennomføre årsmøter og generalforsamlinger digitalt eller på annen betryggende måte. Forskriften kommer etter at NBBL tok opp problemstillingen med kommunalministeren i forbindelse med koronautbruddet.

NBBLs advokat Line Bjerkek gir her en veiledning om innholdet i forskriften.

Årsmøte uten fysisk oppmøte og mulighet for å forhåndsstemme
Forskriftens § 3 går ut på at borettslag og sameier kan avholde generalforsamling og årsmøte uten fysisk oppmøte, som er lovens regel i dag. Begrepet «møte» forutsetter en mulighet til å kunne fremme innsigelser og avholde en form for meningsutveksling, før saken tas opp til avstemning. Forskriften er presisert slik at alle skal gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene, men styret kan beslutte hvordan møtet skal gjennomføres, herunder om man vil godta forhåndsstemmer.

Ved å avgi forhåndsstemme gir man avkall på muligheten til å stemme etter at det har foregått et ordskifte om saken. I enkle saker er dette antakelig uproblematisk, men i mer komplekse saker kan saken endre seg gjennom behandlingen av saken. Det kan foreslås endringer i vedtaksteksten, eller utsettelse av saken. I denne typen saker er det uhensiktsmessig å avgi forhåndsstemmer. Bruken av de digitale verktøy kan også gjøre det enklere for flere å delta i møte og avstemning, og derfor kanskje begrense behovet for forhåndsstemmer.

Betryggende måte – hva innebærer det?
Ordlyden i forskriften er justert i forhold til høringsforslaget, med en presisering av at møtet kan holdes «ved bruk av digitale møteapplikasjoner, telefon- eller videomøter eller på annen betryggende måte.»

Det er boligselskapet ved styret som må velge måte for avholdelse av møtet. Måten som velges må kommuniseres ut til eierne i innkallingen til møtet, slik at de får anledning til å forberede seg og velge hvordan de vil delta.

Forskriften gir ikke mye veiledning i forståelsen av hva som regnes som «betryggende måte», men det er naturlig å forstå det som en helhetlig vurdering av hvilke tekniske muligheter boligselskapet har til å avholde møtet, hvilke forslag som fremmes til behandling, konsekvenser av vedtak eller utsettelse, hvordan saken er forberedt i boligselskapet, hvilken informasjon eierne har, om saken er omdiskutert eller omforent osv.

At måten møtet avholdes på er fleksibelt, er etter NBBLs mening positivt, da de tekniske verktøy for å avholde elektroniske møter ikke er tilgjengelig for alle boligselskaper eller boligbyggelag. Formuleringen gjør det mulig å benytte allerede kjente digitale løsninger i den grad de passer, utvikle egne digitale verktøy eller kombinere ulike tekniske løsninger.

Delta på ulikt teknisk vis
Forskriften gir også mulighet for at de ulike eierne kan delta i samme møte, men på ulikt vis. Det betyr at man kan benytte den digitale løsningen for flertallet, men finne andre og mer hensiktsmessige løsninger for de som ikke mestrer denne løsningen. Dette er en fordel for de eiere som ikke har tilgang til, eller tilstrekkelig kunnskap om, de tekniske løsninger som velges for møtet. Styret må legge til rette for mulige alternativer for det mindretallet som dette utgjør, for eksempel ved deltakelse på telefon eller kommunikasjon på epost. Forutsetningen er at styret gjør disse deltakerne kjent med eventuelle innsigelser og forslag som kommer underveis. Forskriften stiller derfor noe større krav til styrets styring og håndtering av generalforsamlingen/årsmøtet.

Det må avholdes en form for møte, hvor man kan få gitt kommentarer, be om protokolltilførsel osv. En ren skriftlig behandling, uten mulighet til å komme med kommentarer, endringsforslag eller protokolltilførsler vil antakelig ikke være tilstrekkelig.

Enkelte boligselskaper har foreslått at man innhenter en skriftlig godkjenning fra alle andelseiere, uten at det egentlig avholdes et møte. Dette er etter NBBLs mening en uheldig måte å gjennomføre møtet på. Selv om forhåndsstemmer kan tillates, så bør man tilstrebe en avholdes av et møte med mulighet for innspill og kommentarer.

Fullmakt
Det er grunn til å nevne at alle boligeiere fortsatt har mulighet til å la seg representere i møtet ved fullmektig. Dette er hjemlet i eksisterende lovgivning, og sikrer deltakelse på en god måte. Dette kan hjelpe de som finner det vanskelig å mestre en digital gjennomføring av møtet.

Husk at man i borettslag bare kan være fullmektig for en, mens man i eierseksjonssameier ikke har samme begrensning. I eksisterende tekniske løsninger kan det være vanskelig å registrere fullmakter, styret må derfor håndtere disse utenom, og holde oversikt over disse.

Kan styret fatte vedtak om godkjenning av regnskapene uten generalforsamling/årsmøte?

Vi får en del spørsmål om ulike forslag til løsninger. Særlig i boligselskaper hvor man tror at beboerne i liten grad har mulighet til benytte digitale verktøy, er man bekymret for hvordan man skal gjennomføre møtet i tråd med forskriften. Disse spør om styret kan overta generalforsamlingens/årsmøtets oppgave med å godkjenne regnskapet og velge nytt styre, i alle fall dersom beboerne har fått innkallingen på forhånd og har fått mulighet til å gi skriftlige innspill.

Svaret på dette er nei, forskriften gir ingen delegasjon av generalforsamlingens/årsmøtets plikt til å vedta regnskaper og foreta valg til styret. Man må finne en måte å avholdet generalforsamling eller årsmøte på. Her må styret finne den måte som passer boligselskapet best.

Hvilke saker kan behandles etter forskriften?
Selv om hjemmelen er mest praktisk for avholdelse av møter med godkjenning av regnskap og avholdelse av valg, så omfatter forskriften avholdelse av alle generalforsamlinger og årsmøter. Vi regner med at det vil fattes vedtak også i mer omdiskuterte saker.

Dette vil kunne gjelde utbyggingssaker hvor avtaler allerede er inngått, finansiering av slike tiltak også videre. Det er viktig både for boligselskapene, men også for bedriftene som har disse oppdragene, at disse prosjektene ikke stopper opp, og at partene ikke påføres økonomiske tap.

Vi regner med at mange boligselskaper vil finne det naturlig og hensiktsmessig å utsette behandlingen av større og mer komplekse saker til et senere tidspunkt, når det igjen blir anledning til å møtes på vanlig måte.

Mindretallsvern
Mindretallsvernet i dagens lovgivning gjelder fortsatt, og vil beskytte mot urimelige vedtak. Samtidig må man akseptere at situasjonen ikke er ideell under de rådende forhold, og at man derfor må fatte vedtak på en annen måte enn normalt. Vi er i en tid med uforutsette hendelser og konsekvenser, og dette må man se forskriften i lys av. Forskriften skal ikke misbrukes slik at man benytter anledningen til å presse gjennom et forslag som man ellers ikke ville fått flertall for. NBBL håper og tror at boligselskapene vil være seg sitt ansvar bevisst.

Protokoll
Det må fortsatt skrives protokoll fra møtet. Husk å skrive opp dato for møtet, opptegnelse av fremmøtte antall stemmer/fullmakter og hvordan møtet er avholdt. Forskriften hjemler elektronisk signatur av protokollen fra møtet.

Elektronisk kommunikasjon
I dag kreves det samtykke av andelseier i borettslag og medlem i boligbyggelag for at kommunikasjon med borettslaget eller boligbyggelaget skal kunne skje elektronisk. Forskriften gir anledning til å kommunisere elektronisk med eierne og medlemmene uten samtykke. Mange boligbyggelag har allerede innhentet samtykke på vegne av sine kunder, men på langt nær alle har gitt sitt samtykke. Rent praktisk vil det fortsatt kunne være problemer med å kommunisere med de som ikke har e-postadresse, eller ikke har avgitt opplysninger om slik adresse til laget. Forskriften vil imidlertid fjerne et formelt hinder og gi bedre mulighet til god kommunikasjon i en uforutsigbar tid. Vi tror dette vil lette kommunikasjonen med medlemmer og boligeiere.

Muligheter for fristutsettelse?
Forskriften er kun kortvarig, og gitt med hjemmel i Kriseloven som kun gjelder til 26.04.2020. Kriseloven er imidlertid foreslått forlenget med 1 måned; høringsfristen for dette forslaget var 8.april kl. 16:00. NBBL har avgitt uttalelse til høringen, og går inn for en forlengelse, slik at denne forskriften kan få lengre varighet.

Forskriften inneholder ingen regler om fristforlengelse for fristene for å avholde møtene innen utgangen av juni. Behovet for fristutsettelse er imidlertid i stor grad til stede, og NBBL har understreket dette overfor departementet. KMD jobber med dette og vi håper derfor at dette kommer på plass om kort tid.

Tekst og bilde: NBBL