Midlertidig forskrift åpner for unntak til kravet om fysisk årsmøte/generalforsamling i boligselskapene
Den midlertidige forskriften ble vedtatt 8. april 2020 og vil være gyldig så lenge avholdelse av fysisk møte er uforenlig med offentlige pålegg og anbefalinger.
Forskriften kan du lese her.
Den lovpålagte fristen for avholdelse av årsmøte/generalforsamling er fortsatt 30.6. Frist for innsending av godkjent årsregnskap til regnskapsregisteret er fortsatt 31/7.
Styret i boligselskapet kan i medhold av denne forskriften beslutte å holde årsmøte/generalforsamling digitalt eller på «annen betryggende måte».
NBBL har laget en veileder til forskriften som du kan lese her.
Vi har sett nærmere på følgende alternative løsninger:
Papirbasert avstemming
Løsningen innebærer å lage et avstemmingsskjema som er tilpasset sakslisten, hvor den enkelte eier må returnere sitt avstemmingsskjema innen en fastsatt frist. Løsningen stiller således ikke krav til datakompetanse.
Digital avstemming via styreportalen
Det vil sendes ut egen informasjon om denne løsningen via styret.com i morgen.
Digitalt møte via Zoom
Løsningen innebærer et digitalt møte, og forutsetter at alle eiere er registrert med epost og/eller mobilnummer. Det sendes ut digital møteinvitasjon, og styret, evt med bistand fra forretningsfører kan ledemøtet. Løsningen inneholder en enkel avstemmingsfunksjon, men denne kan oppleves som lite oversiktlig med for mange deltakere. Vi anbefaler derfor dette alternativet kun for små boligselskaper med inntil 10-15
deltakere, og kun for standard årsmøteagenda.
Vi anbefaler styret å lese både forskriften og veilederen nøye.
Vår generelle anbefaling er at møter, som gjennomføres i tråd med forskriften, begrenser sakslisten til saker ihht ESL §44, og som etter loven har frist for rapportering til myndighetene. De tre alternativene kan benyttes alene, hver for seg, eller i kombinasjon.
Det vil være styret i boligselskapet som må vurdere og beslutte hvilken løsning som kan benyttes, ut fra hva som vil være «betryggende måte» og passer best i det enkelte boligselskap. Styrets forvalterkontakt hos SEBRA kan være diskusjonspartner og bistå med tilrettelegging og gjennomføring av valgt løsning.
